Tadas Kvedaras

Seminaras vyko: 2006-11-07
Lektorė: Irma Reinikienė

Seminaras trūko 8 val. tačiau nuobodu nebuvo. Keli patarimai, kaip visur spėti - gal ką pritaikysite ir sau:

• Numatykite terminus iki kada turite atlikti užduotį (terminai turi būti aiškūs - geriausia valandų ar minučių tikslumu)
• Padalinkite užduotį į smulkesnes dalis
• Įsipareigokite viešai (gera praktika, jei tai netaps savaime suprantamu dalyku - žadėti aišku)
• Sunkiausias užduotis darykite ryte (atrodo sunku patikėti, bet pats didžiausias darbingumas yra būtent ryte)
• Pasipriešinti pagundoms (juk kartais norite ir kavos ilgiau išgerti, ir laikraščių paskaityti - ŠALIN MINTIS! LAIKAS DIRBTI! )

Laiko planavimas paprastai sudaro 4 lygių matrica:

I - Skubūs ir svarbūs

II - Neskubūs ir svarbūs

III - Skubūs ir nesvarbūs

IV - Neskubūs ir nesvarbūs

Apie kievieną plačiau:

I - Tai vadinamos “krizės” arba “problemos” (mano vadovas labai mėgsta šį žodį pakeisti “iššūkiu”. T.y. “Problemų nėra - yra tik iššūkiai”). Nemaža žmonių gyvena būtent krizėje - kitaip sakant, jie yra krizių šalintojai.

III ir IV - Yra žmonių, kurie daug laiko praleidžia užsiimdami skubiais, bet nesvarbiais reikalais. Tie žmonės dažnai galvoja, kad jie užsiima I-ojo kvadrato veikla (tai klaidinga nuomonė). Neretai šių žmonių veiklos svarba reamiasi kitų žmonių lūkesčiais ir prioritetais. Tai dažniausiai neatsakingi asmenys

II - Tai reikalai, kurie nėra skubūs, tačiau svarbūs. Santykių užmezgimas ir palaikymas, asmeninių tikslų formulavimas, ilgalaikis planavimas, apmokymai, pasiruošimas, delegavimas (!), prevencija - visa tai, ką mes žinome, kad turime atlikti, tačiau sunkiai prisėdame, nes tai nėra skubūs reikalai.

Efektyvūs žmonės orientuojasi į galimybes, ne į problemas. Jie neįgnoruoją I-ojo lygio krizių ir staigių problemų, kurių negalima atidėlioti, tačiau jų veikloje vyrauja kiti prioritetai.

Pareto principas: 80% laiko skirto įvairioms antraeilėms problemoms spręsti duoda tik 20% galutinio rezultato, o 20% laiko skirto “gyvybiškai svarbiomis” problemoms duoda 80% naudos.

II-ojo lygio laikymasis, mažina I-ojo lygio darbų - tad efektyvumas darbo tik padidėja.

Įdomūs pastebėjimai:

• Produktyvumas krenta jau po 45 min, o kas 1.5 val rekomenduotina daryti pertraukėles
• Produktyvumo pasiskirstymas per dieną:
• 08:00-12:00 didžiausias produktyvumas (10 val pats produktyvumo pikas)
• 12:00-14:00 mažiausias produktyvumas
• 14:00-17:00 vidutinis produktyvumas
• Produktyvimo pasiskirstymas per savaitę (jei visa savaitė 100 proc):
• Pirmadienis - 12%
• Antradienis - 23%
• Trečiadienis - 40%
• Ketvirtadienis - 20%
• Penktadienis - 5%
• Laiko paskirstymas
• 60% - laiko suplanuotiems/rutininiams darbams
• 20% - neplanuotiems darbams/trugdymams
• 20% - spontaniškai veiklai
• Jei planuojate laiką, tai prie savo suplanuoto pridėkite dar 20-50% neplanuotiems darbams
• Dieną planuokite iš vakaro
• Savaitę planuokite savaitės pradžioje

Darbas su dokumentais:

• Dokumentą skaitykite tik vieną kartą ir iškarto nuspręskite ką su juo daryti (padėti į šalį, pasirašyti, suplėšyti)
• Rūšiuokite
• Kas nereikalinga iškarto meskite lauk
• Viską nuimkite nuo stalo. Kiekvienas popierius pagal statistika atitraukia dėmesį apie 5 kartus per dieną!
• Nustatykite dienos laiką, kurį skirsite el. laiškų skaitymui
• Nustatykite automatinį laiškų rūšiavimą

Kaip išvengti neproduktyvaus bendravimo:

• Prieš pradėdami pokalbį - paklauskite kiek laiko truks. Griežtai laikykitės sutarto laiko.
• Jokių nukrypimų nuo temos
• Griežtai “Ne” kai nėra laiko

Susirinkimų organizavimas:

• Ruošiantis susirinkimui - turi būti numatyta:
• Tikslas ir klausimai, kuriuos reikia aptarti
• Dalyvių sąrašas (neapsunkinkite kolegų nereikalingais meet’ingais, jei jiems to tikrai nereikia)
• Vedantysis
• Aiški susirinkimo vieta ir data (laikas)
• Klausimų svarstymo eiliškumas ir prioritetai, bei jų trukmė. Jei netelpate į nustatytą laiką - turite arba aukoti kitus klausimus arba prieiti prie aiškaus to klausimo atsakymo.
• Reikalingi dokumentai
• Kiekvienas dalyvis turi žinoti susirinkimo darbotvarkę dar prieš susirinkimą (ne prieš 5 min)
• Susirinkimas neturi užtrukti ilgiau nei 1 val.